【安徽鸿博档案】档案数字化要区分轻重缓急

【安徽鸿博档案】档案数字化要区分轻重缓急
　　所有的介质都不能永久存在。将馆藏传统载体档案数字化，以满足当前利用需求，有效保护档案原件，为后世留存持续的内容是档案工作者的任务和职责。但是是否需要立即对所有馆藏进行一次性整体数字转换呢？答案有待商榷。目前的数字转换技术和存储技术还没有完全成熟，数字化及持续维护的成本昂贵，而馆藏档案中相当一部分保存完好，还有些则利用率不高，因此有必要考虑对哪些馆藏优先数字化，确定优先顺序，以制定一个从容不迫的数字化计划。
　　数字技术还有很大提高空间
　　根据国际声像档案协会的研究，对数字文件长期存储来说，目前还不存在一种完美的介质：数据磁带价格便宜，性能可靠耐用，但磁带驱动器相对昂贵，而且需要专门的知识将其整合到数据存储系统中；硬盘方便使用，但对长期存储来说不够可靠耐用；磁盘阵列极易使用，但它仍是机械装置，可能会在某个时间停止运转。对长期存储来说，单个的磁盘阵列不能胜任。光盘作为长期存储介质也是不安全的。另外，由于转换技术一直在进步，数字分辨率在不断提高而价格在不断下降，很大一部分馆藏完全有理由等到将来由更好的技术进行更好的转换。
　　完全认识一项新技术的优缺点需要经过时间的检验，更加困难的是现在如何客观地评价、合理地使用当前的新技术。在数字化领域存在巨大的商机，因此驱使利益方，包括厂家和档案工作人员偏离了数字化的根本目的，不能站在保护档案遗产的立场上考虑问题，制定战略，给当前数字化进程形成误导。档案不是试验品，对档案原件的任何损毁都不可复原，对档案原件的任何草率的误操作都不可原谅。因此，对模拟文件的数字化采取从容不迫的战略，在技术上是合理的，在经济上是划算的。
　　档案数字化需要量力而行
　　数字化的成本较高，而且在中长期持续将数字馆藏向新技术环境中的迁移所需要的花费更大。对档案材料进行数字化后必然面对数字文件的管理维护问题。像对待纸质材料那样把数字文件放在某个地方不管不问是不可能的。数字保存要求持续的积极管理：包括数据完整性检查、评估老化问题和数据迁移（另外两种长期保存战略数据仿真和数据封装的费用更加高昂，应用到现实中更待时日）。不顾后续维护成本（包括劳动投入和高额费用）的一次性数字化成果在若干年后可能完全无法使用，这将是人力、财力、物力的极大浪费。
　　档案数字化需要区分轻重缓急
　　目前档案馆保存的档案材料情况不一，有些濒危、重要的档案急需进行数字化以抢救人类宝贵的精神财富，有些则保存状况完好，还有些利用率不高。馆藏档案材料数字化的优先次序取决于档案馆的法定职责和业务目标，档案内容的文化、科研和学术意义，现存模拟介质的脆弱性和模拟平台的技术老化状况，现在及未来的利用需求，以及知识产权法对档案行为的限制等。以上因素都会在不同的程度上影响馆藏数字化优先次序，需要进行权衡。
　　综上所述，馆藏机构现在有必要制定一个从容不迫的数字化计划，确定档案材料数字化优先级，该急的急，该缓的缓，一个阶段有一个阶段的数字化重点，分步骤完成数字化进程，这样也可以避免将稳定的材料先进行转换而濒临毁灭的材料后进行转换的情况发生。如果所有保存状况好的和坏的、内容重要的和不重要的、利用率高的和低的档案材料都一股脑急着数字化，工作量之大、后续工作难度之高会让档案人员无所适从。一个项目没有详细论证，技术没有认真甄选，时机没有成熟，只凭理想和制胜的情绪匆匆上马，结果不会太好。
　　原载于《中国档案报》2011年9月12日    总第2205期    第三版 （责任编辑：admin）
　　地址：合肥市肥东新城开发区西南侧鸿博档案寄存中心
　　网址：ahhbda

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